Wie die VMIA ihre Organisation mithilfe des „Vier Zimmer der Veränderung“-Modells umgestaltete, um eine umfassende Umstrukturierung zu bewältigen, die Mitarbeiter einzubinden und ihre strategischen Ziele zu erreichen.
Die Victorian Managed Insurance Authority (VMIA) ist eine staatliche Behörde, die Versicherungen für staatliche Vermögenswerte sowie Risikomanagementdienstleistungen für die Landesregierung von Victoria anbietet. Sie wurde 1996 als öffentliche Finanzgesellschaft gegründet und ihr aktuelles Portfolio umfasst eine Deckung für staatliche Vermögenswerte in Höhe von 144 Milliarden Dollar. Zu den Kunden zählen Ministerien der Regierung von Victoria, gesetzliche Behörden und Ämter sowie Krankenhäuser, Hochschulen, Gesundheitszentren, gemeinnützige Organisationen, Nationalparks, Museen und Friedhofsstiftungen. Die VMIA bietet über das „Domestic Building Insurance“-Programm auch Versicherungsschutz für etwa 15.000 Bauunternehmer im Wohnungsbau in Victoria.
In den Jahren 2006–2007 durchlief die VMIA eine umfassende Umstrukturierung mit vier Zielen: erstens eine stärkere Kundenorientierung, zweitens die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, drittens verbesserte Karrierewege und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter und viertens eine verbesserte interne und externe Kommunikation. Weitere Aspekte der Umstrukturierung waren der Umzug der Mitarbeiter in neue Büroräume, Änderungen an den Geschäftsinformationssystemen, die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Entwicklung eines 360-Grad-Leistungsmanagementsystems.
Die VMIA beauftragte die Beratungsfirma Scaffidi Hugh-Jones (heute Senate SHJ) mit der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie, die den Weg der Umstrukturierung ebnen sollte. SHJ analysierte die mit der Veränderung verbundenen Risiken, um das beste Modell zur Vermittlung der Auswirkungen der Veränderung zu ermitteln und die Führungskräfte während des Veränderungsprozesses zu begleiten und zu unterstützen. SHJ entschied sich für die Arbeit mit dem „Vier Zimmer der Veränderung“-Modell und entwickelte gemeinsam mit der VMIA ein Kommunikationspaket, das eine CEO-Informationsveranstaltung, Informations- und Diskussionsworkshops für alle Mitarbeiter sowie detaillierte Pläne für den Veränderungsprozess umfasste.
Darüber hinaus entwickelten VMIA und SHJ ein Change Support Pack, das sich stark am „Vier Zimmer der Veränderung“-Modell orientierte. Es nutzte das Modell, um Führungskräften dabei zu helfen, Probleme der Mitarbeiter zu identifizieren, zu analysieren und anzugehen. Das Paket enthielt Informationen zum Veränderungsprozess und war darauf ausgelegt, Führungskräfte auf die Phasen der Veränderung aufmerksam zu machen, die sie und ihre Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt möglicherweise durchlaufen. Um den Kommunikationsprozess voranzutreiben, entwickelte SHJ Verhaltens- und Kommunikationsrichtlinien für jeden der vier Zimmer.
Statement von Angela Scaffidi
Veränderungsprogramme müssen dem Einzelnen wieder mehr Eigenverantwortung geben. Deshalb setzen wir bei Senate SHJ auf die „Vier Zimmer der Veränderung“: eine Theorie, die Menschen dabei hilft, ihre Reaktionen auf Veränderungen zu reflektieren und Verantwortung für ihre eigenen Gefühle und Handlungen zu übernehmen. Diese Theorie berücksichtigt die starken persönlichen Triebkräfte für Veränderungen, darunter Hoffnung, Familie, Unterstützung, Gemeinschaft, Feierlichkeiten und Erfolg. Diejenigen, die den Wandel leiten, erhalten zudem ein klareres Bild davon, wie die Menschen reagieren, um die Richtung und das Tempo des Wandels besser steuern zu können.
Angela Scaffidi, Partnerin und Leiterin des Bereichs Change bei Senate SHJ
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Pat Whelen, Unsplash
Die „Vier Zimmer der Veränderung“ (The Four Rooms of Change®) ist eine eingetragene Marke in Schweden und vielen anderen Teilen der Welt. Das bedeutet, dass nur zertifizierte Anwender die verschiedenen Marken sowie die Texte, Konzepte, Analyseinstrumente und Modelle nutzen dürfen, die im Rahmen dieser Theorie entwickelt wurden. Erfahren Sie mehr über die Nutzungsrechte für die „Vier Zimmer der Veränderung“.